반복 업무 자동화, 어떤 업무부터 맡겨야 할까: 업무 시간 재는 표

엑셀 반복 작업 같은 사무 반복 업무 자동화는 시간이 가장 많이 들고 틀렸을 때 손해가 큰 업무부터 고르면 됩니다. 일주일 동안 업무마다 하루 횟수, 1회 소요 시간, 틀렸을 때 생기는 비용을 적고 세 값을 곱해 점수를 내면 첫 업무가 정해집니다. 규칙으로 설명할 수 있고 결과를 사람이 확인할 수 있는 업무가 1순위 후보입니다.

반복 업무 자동화는 어떤 업무부터 시작해야 하나요?

"엑셀 노가다를 줄이고 싶다"는 말은 많이 하지만, 막상 무엇부터 맡길지 물으면 답이 갈립니다. 대표는 눈에 띄는 업무를 떠올리고, 실무자는 가장 귀찮은 업무를 떠올립니다. 둘이 같을 때도 있지만 다를 때가 더 많습니다.

순서를 정하는 가장 빠른 방법은 일주일 동안 실제로 재 보는 것입니다. 재고 나면 "생각보다 오래 걸리는 업무"와 "자주 하지만 금방 끝나는 업무"가 드러납니다. 자동화 업체와 상담할 때도 이 표가 있으면 범위를 정하기 쉬워집니다.

일주일 동안 업무 시간 재는 표 만드는 법

엑셀 한 장에 아래 열을 만들고, 반복 업무를 하는 직원이 하루가 끝날 때 5분 정도 들여 적습니다. 정확한 초 단위가 필요하지 않습니다. 5분 단위로 반올림해도 순서를 정하는 데는 문제가 없습니다.

실수 비용은 세 단계로 나눕니다. 1은 다시 하면 끝나는 일, 2는 내부에서 다시 맞춰야 하는 일(재고 숫자 틀림, 전표 수정), 3은 고객이나 거래처에 피해가 가는 일(오배송, 송장 누락, 청구 금액 오류)입니다.

"쓰는 파일·프로그램" 열은 나중에 자동화 범위를 정할 때 쓰입니다. 파일 형식이 매번 같은지, 사이트에서 내려받는지, 메일로 받는지에 따라 만드는 방법이 달라지기 때문입니다.

TIP표는 실제로 그 업무를 하는 직원이 적고, 대표나 실장은 주말에 한 번만 모아 봅니다. 중간에 자꾸 들여다보면 시간을 짧게 적고 싶어지고, 그러면 표가 실제 하루와 달라집니다.

횟수·소요 시간·실수 비용으로 순서 정하기

일주일이 지나면 업무마다 하루 평균을 냅니다. 점수는 다음처럼 계산합니다.

점수 = 하루 횟수 × 1회 소요 시간(분) × 실수 비용

점수가 높은 순서로 줄을 세운 뒤 "판단이 필요한가" 열을 봅니다. 점수가 높아도 매번 사람의 판단이 들어가는 업무는 한 칸 뒤로 미룹니다. 판단이 섞인 업무는 규칙을 정리하는 데 시간이 더 들고, 처음 맡길 업무로는 결과를 확인하기가 어렵습니다.

첫 업무는 하나만 고릅니다. 두세 개를 한꺼번에 시작하면 어느 업무에서 시간이 줄었는지 알기 어렵고, 예외 처리도 동시에 쌓입니다. 하나가 한 달 정도 안정적으로 돌아간 뒤 다음 업무로 넘어가는 편이 실패가 적습니다.

일주일 기록을 점수표로 정리하는 순서

기록을 모으면 같은 업무가 여러 이름으로 적혀 있거나, 하루만 유독 튀는 날이 섞여 있습니다. 아래 순서로 정리하면 30분 안에 점수표가 나옵니다.

1. 업무 이름 맞추기. "주문 정리", "스스 엑셀", "아침 주문"처럼 같은 일을 다르게 적은 줄을 하나로 합칩니다. 두 사람이 나눠서 하는 업무라면 시간도 더합니다.
2. 하루 평균 내기. 일주일 합계를 실제 근무일 수로 나눕니다. 월요일에 주문이 몰리는 회사라면 평균 옆에 "월요일 최대값"을 따로 적어 둡니다. 자동화 업체는 가장 바쁜 날을 기준으로 처리량을 잡아야 하기 때문입니다.
3. 한 달에 한 번 하는 업무 환산. 월말 매출 정리, 거래처 정산처럼 몰려서 하는 업무는 한 달 합계 시간을 근무일 수로 나눠 하루 값으로 바꿉니다. 이렇게 해야 매일 하는 업무와 같은 줄에서 비교할 수 있습니다.
4. 점수 계산과 정렬. 위 공식으로 점수를 내고 높은 순으로 줄을 세웁니다.
5. 판단 열로 순서 조정. 판단이 필요한 업무는 한 칸 뒤로 미루고, 앞뒤 업무가 같은 파일을 쓰면 하나로 묶을지 표시합니다.

점수가 비슷한 업무가 두 개 남으면 아래 기준으로 고릅니다.

첫 업무로 골랐다가 자주 막히는 경우

점수가 높아도 아래 상황이면 시작 전에 먼저 정리할 것이 있습니다.

• 업무 규칙을 한 사람만 압니다. 그 사람이 바빠서 설명할 시간이 없으면 규칙 정리가 계속 밀립니다. 작업 화면을 한 번 녹화해 두면 설명 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
• 곧 바뀔 업무입니다. 다음 달에 새 쇼핑몰을 열거나 ERP를 바꿀 계획이 있다면, 바뀐 뒤의 파일로 만들어야 다시 만드는 일이 없습니다.
• 틀린 결과를 누가 볼지 정하지 않았습니다. 자동화가 처리하지 못한 줄을 받아 확인할 담당자가 없으면 결국 결과 전체를 다시 보게 됩니다.
• 도입 전 시간을 재지 않았습니다. 기준이 없으면 몇 달 뒤 효과가 있었는지 아무도 답하지 못합니다. 이 글의 업무표가 그 기준 역할을 합니다.

TIP자동화 전에 적은 업무표는 지우지 말고 보관합니다. 도입하고 한 달쯤 지나 같은 표를 일주일 다시 적으면 실제로 줄어든 시간을 회사 기록으로 직접 확인할 수 있습니다.

자동화하기 좋은 업무와 아직 사람이 해야 하는 업무

자동화하기 좋은 업무는 공통점이 있습니다. 들어오는 파일 형식이 거의 같고, 처리 규칙을 문장으로 적을 수 있고, 결과가 맞았는지 사람이 금방 확인할 수 있습니다. 쇼핑몰 주문 엑셀 합치기, 택배 일괄 접수 파일 만들기, 거래처 발주서를 ERP 입력 양식으로 옮기기가 대표적입니다.

가운데 줄 업무는 프로그램이 초안을 만들고 사람이 확인한 뒤 내보냅니다. 이렇게 하면 판단이 섞인 업무도 시간을 줄일 수 있고, 틀린 결과가 밖으로 나가는 일을 막을 수 있습니다.

가상 사례: 직원 25명 생활용품 쇼핑몰의 업무표

가상 사례 아래는 이해를 돕기 위해 만든 예시 회사입니다. 실제 고객 사례가 아닙니다.

수도권에서 생활용품을 파는 쇼핑몰입니다. 직원은 25명이고 경영지원 담당은 2명입니다. 스마트스토어와 쿠팡에서 주문을 받고, 매입처에는 메일로 발주를 넣습니다.

경영지원 담당 2명이 일주일 동안 표를 적었고, 하루 평균은 아래와 같았습니다.

업무	하루 횟수	1회 시간	하루 합계	실수 비용	점수
주문 엑셀 정리	3회	20분	60분	3	180
송장 등록	2회	20분	40분	3	120
문의 정리	30회	1분	30분	2	60
매입처 발주 입력	4회	5분	20분	2	40

네 업무를 합치면 하루 150분입니다. 한 달 근무일을 22일로 잡으면 150분 × 22일 = 3,300분, 약 55시간입니다.

점수로 보면 주문 정리와 송장 등록이 1순위입니다. 두 업무는 같은 주문 파일을 이어서 쓰기 때문에 하나로 묶어 맡기기 좋습니다. 문의 정리는 점수가 셋째지만 답변 내용을 매번 판단해야 해서 두 번째 묶음으로 미뤘습니다. 매입처 발주 입력은 하루 20분이라 당분간 지금 방식을 유지하기로 했습니다.

주문 정리를 맡기기 전에 두 담당자가 예외 메모를 따로 적었습니다. 제주·도서 지역 주문 분리, 사은품 옵션 줄 지우기, 같은 날 같은 주소로 들어온 주문 묶기, 택배 품목명 글자 수 줄이기를 포함해 모두 7줄이었고, 이 메모가 그대로 처리 규칙 목록이 되었습니다.

이 표가 있으면 자동화 업체와 이야기할 때 "주문 정리가 하루 60분, 하루 3번, 파일은 스마트스토어와 쿠팡 엑셀"처럼 바로 범위를 말할 수 있습니다. 주문 엑셀 합치기에서 실제로 어디가 막히는지는 스마트스토어·쿠팡·카페24 주문 엑셀 합치는 방법에 따로 정리했습니다.

첫 업무 하나를 맡길 때 준비할 파일

업무를 고르고 나면 아래 자료를 모읍니다. 이것만 있어도 첫 상담에서 가능한 범위와 예상 기간을 꽤 정확하게 들을 수 있습니다.

1. 원본 파일 2~3일치: 판매자센터나 메일에서 받은 그대로의 파일. 개인정보가 걱정되면 이름과 연락처를 가린 사본도 괜찮습니다.
2. 결과 파일 같은 날짜분: 사람이 손으로 만든 최종 파일. 원본과 비교하면 규칙이 보입니다.
3. 예외 메모: "이 거래처는 품목명을 다르게 씀", "제주 주소는 따로 빼 둠"처럼 담당자만 아는 내용.
4. 담당자 30분: 실제로 작업하는 화면을 한 번 보여 줄 시간.
5. 문제 있던 날의 파일: 송장이 잘못 붙었거나 주문이 빠졌던 날의 원본이 있으면 함께 줍니다. 평범한 날 파일만으로는 예외가 드러나지 않습니다.

TIP고객 이름과 연락처가 든 파일을 넘길 때는 메일 첨부보다 접근 기간을 정할 수 있는 공유 방식을 쓰고, 상담이 끝나면 지워 달라고 요청합니다. 확인할 항목은 자동화 업체에 맡길 때 확인할 개인정보 항목에 정리했습니다.

가격은 함수 하나를 만드는 작업과 여러 사이트의 파일을 받아 예외까지 처리하는 업무 사이에 차이가 큽니다. 가격대와 견적서를 비교하는 법은 업무 자동화 외주 견적 읽는 법에서 다룹니다.

루코 웍스에 업무표를 보내 주시면

채운 업무표와 원본 파일을 문의 페이지로 보내 주시면 첫 업무 하나의 범위와 일정을 함께 정리하고, 구축 비용은 업무 하나에 300만 원부터 잡습니다.