자동화 맡기기 전 자주 받는 질문 1편: 프로그램, 계정, 데이터, 유지보수

업무 자동화를 맡기기 전에 확인해 두면 좋은 질문을 모았습니다. 그중 가장 많이 나오는 것은 "지금 쓰는 프로그램을 바꿔야 하나요?"와 "만든 업체와 연락이 안 되면 누가 고치나요?"입니다. 짧게 답하면, 지금 쓰는 엑셀·ERP·쇼핑몰 관리자는 그대로 두고 그 위에 붙여 만들며, 계정과 코드는 처음부터 고객사 명의로 둡니다. 아래 답은 루코 웍스 업무 자동화 안내 페이지에 적힌 내용을 기준으로 했습니다.

지금 쓰는 엑셀·ERP·쇼핑몰 관리자를 그대로 쓰나요?

그대로 씁니다. 자동화는 지금 쓰는 메일, 구글 시트·엑셀, 쇼핑몰 관리자, CRM에 붙여서 만듭니다. ERP는 담당자가 승인한 전표를 고객사가 발급한 인증키로 넣거나, 매일 엑셀 올리기 파일로 받아 직접 올리는 방식 중에서 고릅니다. 직원들이 새 프로그램 사용법을 익혀야 하는 구조를 피하려는 것입니다.

연동 기능이 아예 없는 시스템도 있습니다. 관공서 사이트나 오래된 사내 시스템이 그렇습니다. 이런 곳은 사람이 화면에서 클릭하고 입력하던 순서를 프로그램이 대신 따라 하는 화면 자동화(RPA)로 처리합니다.

담당자가 바뀌면 자동화는 어떻게 되나요?

자동화의 코드, 설정, 계정은 처음부터 고객사 명의로 둡니다. 구축이 끝나면 다른 개발자가 이어받을 수 있는 운영 문서를 함께 드립니다. 그래서 고객사 담당자가 바뀌어도 자동화가 누구 개인 PC나 개인 계정에 묶여 사라지는 일이 없고, 새 담당자는 문서를 보고 흐름을 파악할 수 있습니다.

운영 문서에는 자동화가 멈췄을 때 원래 방식으로 되돌리는 방법도 적습니다. 이 방법은 병행 운영 기간에 고객사 담당자와 한 번 직접 해 봅니다.

TIP자동화를 처음 맡길 때 실무 담당자 한 명만 참여시키지 말고, 그 업무를 대신할 수 있는 사람 한 명을 병행 운영 때 함께 앉혀 두세요. 되돌리는 방법을 두 사람이 해 봤다면 휴가나 퇴사가 있어도 업무가 서지 않습니다.

쇼핑몰이나 마켓 양식이 바뀌면 다시 돈을 내야 하나요?

판매자센터 엑셀 양식은 예고 없이 열 이름이 바뀌곤 합니다. 그래서 처음 만들 때부터 고객사 판매자센터에서 내려받은 실제 파일로 열 이름과 형식을 확인하고, 판매처마다 다른 규칙을 반영합니다.

그래도 고칠 일은 생깁니다. 월 운영 계약에는 작은 변경 요청과 장애 대응이 들어 있어서, 양식 변경 때문에 생긴 수정은 운영 범위 안에서 처리합니다. 운영 계약을 맺지 않았다면 그때그때 따로 상의해야 합니다. 견적서에서 이 부분을 어떻게 확인하는지는 자동화 견적 읽는 법 글에서 다뤘습니다.

AI가 틀리면 누가 책임지나요?

AI가 만든 결과가 그대로 밖으로 나가지 않게 만드는 것이 첫 번째 대답입니다. 고객에게 나가는 답장은 담당자가 확인 목록에서 승인해야 발송됩니다. 결과가 충분히 쌓여 정확하다고 확인된 유형만 자동 발송으로 바꿉니다. 전표나 장부에 들어가는 자동화도 같은 원칙으로, 헷갈리는 줄은 표시해서 담당자에게 묻고 승인한 건만 반영합니다.

그러니 최종 반영 여부는 승인 버튼을 누르는 고객사 담당자가 정합니다. 자동화가 잘못 판단한 원인을 찾아 고치는 일은 루코 웍스가 맡습니다. 병행 운영 기간의 수정은 무료이고, 그 뒤의 오류와 장애 대응은 월 운영에 들어 있습니다.

루코 웍스와 연락이 끊기면 어떻게 하나요?

계약 전에 꼭 확인해 두셔야 하는 질문입니다. 외주로 만든 자동화는 만든 사람과 연락이 끊기면 아무도 손대지 못하는 경우가 많습니다. 그래서 처음부터 만든 사람이 없어도 고객사가 계속 쓰고 다른 개발자가 이어받을 수 있는 상태를 기준으로 만듭니다.

장애 대응 시간도 정해 두었습니다. 평일 오전 9시부터 오후 6시 사이에 접수된 장애는 4시간 안에 1차 답변을 드리고, 그 밖의 시간에 접수된 건은 다음 영업일 오전에 답변합니다. 자동화가 멈춘 동안 들어온 건은 확인 목록에 남아 있다가 나중에 그대로 이어서 처리됩니다.

계정과 API 키는 누구 명의인가요?

고객사 명의입니다. 쇼핑몰 API 키나 ERP 인증키처럼 자동화에 필요한 계정과 키는 고객사 이름으로 만들고, 루코 웍스는 위임받은 권한으로만 접근합니다. 운영 계약을 끝내도 만든 자동화와 설정 문서는 그대로 넘겨 드립니다. 업체 명의 계정에 자동화가 들어 있으면 계약이 끝날 때 옮기는 일부터 문제가 되기 때문에, 시작할 때 명의를 정해 둡니다.

데이터는 어디에 저장되나요?

처리 결과는 고객사 계정의 구글 시트, 엑셀, ERP, CRM에 남습니다. 루코 웍스 쪽에는 오류를 찾는 데 필요한 처리 기록만 계약서에 적은 기간 동안 두고, 그 뒤에는 지웁니다.

AI를 쓰는 업무라면 처리에 필요한 문장만 AI API로 보내고, 입력이 모델 학습에 쓰이지 않는 기업용 API를 씁니다. 주민번호나 카드번호 같은 민감정보는 보내기 전에 가립니다. 고객 정보를 다루는 업무는 개인정보 처리 위탁 계약서를 따로 써서 처리 목적, 다루는 항목, 보관 기간, 끝난 뒤 파기 방법을 적습니다. 해외에 서버가 있는 AI API를 쓰는 경우에는 고객사 개인정보 처리방침에 넣을 국외 이전 안내 문구도 함께 드립니다.

진단에서는 무엇을 보고, 비용은 어떻게 되나요?

진단은 무료입니다. 화상이나 방문으로 업무 흐름을 듣고, 자동화할 업무 후보와 후보별 예상 견적을 드립니다. 계약하지 않아도 됩니다. 진단 때 지금 그 업무에 하루 몇 분이 드는지 담당자와 함께 재 두고, 병행 운영 기간에 같은 방식으로 다시 재서 처리 건수, 걸린 시간, 사람이 고친 비율을 보고서로 드립니다. 숫자가 기대에 못 미치면 운영 계약으로 넘어가지 않으셔도 됩니다.

가격은 부가세 별도입니다. AI와 서버 사용료는 실비로 받고, 월 상한을 계약서에 적습니다. 구축은 업무 1개 단위 고정가 계약이고 운영은 월 단위입니다.

TIP진단 전에 자동화하고 싶은 업무의 실제 파일 몇 개를 이름, 전화번호, 주소를 지운 채 준비해 두세요. 진단 때 그 파일로 직접 돌려 보며 이야기하면 견적이 훨씬 정확해집니다.

어떤 업무부터 맡길지 아직 정하지 못했다면 어떤 업무부터 자동화할지 고르는 글을 먼저 읽어 보셔도 좋습니다.