스마트스토어·쿠팡·카페24 주문 엑셀, 하나로 합치는 방법과 막히는 곳

스마트스토어, 쿠팡, 카페24 주문 엑셀은 열 이름과 열 개수, 번호 형식이 모두 달라서 복사·붙여넣기로 합치면 주문번호와 우편번호가 깨집니다. 먼저 주문번호, 받는 분, 주소, 상품, 수량 같은 공통 열 표를 정하고 판매처마다 어느 열이 거기에 해당하는지 맞춰 두면 됩니다. 번호를 텍스트로 읽는 처리만 지키면 파일을 서버에 올리지 않고 브라우저 안에서도 합칠 수 있습니다.

스마트스토어·쿠팡·카페24 주문 엑셀은 무엇이 다른가요?

세 곳 모두 판매자센터에서 주문 목록을 엑셀로 내려받을 수 있지만 파일 모양이 다릅니다. 공개된 주문 파일 처리 코드들을 살펴본 결과와 카페24 도움말을 기준으로 정리하면 이렇습니다.

카페24는 관리자 화면에서 엑셀 양식에 넣을 항목을 직접 고르는 구조입니다. 그래서 같은 카페24라도 회사마다 열 구성이 다릅니다. 카페24 도움말에 따르면 1개월 이내 또는 3,000건 미만은 바로 내려받을 수 있고, 그보다 많으면 다음 날 파일이 만들어집니다. 개인정보 보호를 위해 파일 암호 설정도 권장합니다.

스마트스토어 주문 파일은 판매자센터 기능이 바뀌면서 열이 추가되기도 합니다. 열 위치를 기준으로 합치면 열이 하나 추가되는 날 결과가 통째로 밀리므로, 제목 줄의 이름으로 찾아야 합니다.

복사·붙여넣기로 합치면 숫자가 깨지는 이유

가장 흔한 사고는 번호가 바뀌는 것입니다. 마이크로소프트의 Excel 사양 및 제한 문서에 나오듯 엑셀의 숫자 정밀도는 15자리입니다. 쿠팡 묶음배송번호처럼 18자리 안팎인 번호가 숫자 칸에 들어가면 뒷자리가 0으로 바뀌거나 1.23E+18 같은 지수 표기로 보입니다. 이 번호로 송장을 다시 올리면 주문을 찾지 못합니다.

우편번호도 같은 문제를 겪습니다. 서울 우편번호는 0으로 시작하는데, 숫자로 읽히면 맨 앞 0이 사라져 네 자리가 됩니다. 하이픈 없이 적힌 휴대전화 번호도 숫자로 읽히면 맨 앞 0이 빠집니다.

해결 방법은 하나입니다. 번호, 우편번호, 연락처 열은 처음 읽을 때부터 텍스트로 다룹니다. 손으로 할 때는 붙여넣기 전에 대상 열 서식을 "텍스트"로 바꿔 두고, 프로그램으로 할 때는 해당 열을 문자열로 읽도록 지정합니다.

TIP이미 끝자리가 0으로 바뀐 번호는 서식을 텍스트로 바꿔도 원래 숫자로 돌아오지 않습니다. 깨진 파일을 고치려 하지 말고 판매자센터에서 원본을 다시 내려받아 처음부터 텍스트로 읽는 편이 빠릅니다.

공통 주문 열 표 만들기: 주문번호, 받는 분, 주소, 상품, 수량

합치기 전에 우리 회사가 쓰는 공통 열을 정하고, 판매처마다 어떤 열이 거기에 해당하는지 표로 적습니다. 이 표를 공통 열 표라고 부릅니다. 공통 열 표를 한 번 만들어 두면 사람이 하든 프로그램이 하든 같은 기준으로 합칠 수 있습니다.

카페24는 양식을 직접 구성하므로 위 이름은 예시입니다. 실무에서는 카페24 엑셀 양식을 이 표 순서대로 하나 저장해 두고 매번 그 양식으로 받는 방법이 가장 안전합니다.

공통 열 표에는 "어느 판매처에서 온 주문인지"를 적는 열을 꼭 추가합니다. 나중에 송장번호를 각 판매처에 다시 올릴 때 이 열과 원래 주문번호로 되돌아가야 하기 때문입니다. 송장 파일 만드는 과정은 송장 일괄 등록 글에서 이어집니다.

묶음배송과 같은 고객 여러 주문 처리

같은 사람이 같은 주소로 여러 상품을 주문하면 한 상자로 보내고 싶습니다. 판매처마다 묶음 기준이 따로 있습니다. 스마트스토어 파일에는 배송비 묶음번호가, 쿠팡 파일에는 묶음배송번호가 있습니다. 같은 판매처 안에서는 이 번호로 묶습니다.

판매처를 넘나드는 묶음은 조심해야 합니다. 같은 고객이 스마트스토어와 쿠팡에서 각각 주문했다면 이름, 연락처, 주소가 모두 같을 때만 묶음 후보로 표시하고, 실제로 묶을지는 담당자가 정하는 편이 안전합니다. 쿠팡은 연락처가 안심번호로 나오는 경우가 있어 연락처로 대조가 안 될 수 있습니다.

한 상자에 여러 상품을 넣으면 송장번호 하나를 여러 주문 줄에 똑같이 넣어야 합니다. 스마트스토어는 상품주문번호마다 같은 송장번호를 올리는 방식입니다.

손으로 합칠 때 매일 지킬 순서

아직 도구 없이 손으로 합치고 있다면, 순서를 고정하는 것만으로도 사고가 줄어듭니다. 담당자가 바뀌어도 같은 결과가 나오도록 아래 순서를 한 장으로 적어 모니터 옆에 붙여 둡니다.

1. 내려받는 시각을 정합니다. 예를 들어 매일 오전 10시에 세 판매처 파일을 한꺼번에 받습니다. 시각이 들쭉날쭉하면 어제 파일과 오늘 파일에 같은 주문이 겹치거나 빠집니다.
2. 원본은 날짜 폴더에 그대로 둡니다. 작업은 사본에서 합니다. 문제가 생겼을 때 원본과 비교할 수 있어야 원인을 찾습니다.
3. 번호 열 서식을 먼저 텍스트로 바꿉니다. 주문번호, 묶음배송번호, 우편번호, 연락처 열이 대상입니다.
4. 판매처 이름 열을 채웁니다. 붙여넣은 직후에 채워야 어느 줄이 어느 판매처 주문인지 섞이지 않습니다.
5. 건수를 맞춰 봅니다. 판매처별 원본 줄 수를 더한 값과 합친 파일의 줄 수가 같은지 확인합니다.
6. 빈칸과 중복을 걸러 봅니다. 주소나 연락처가 빈 줄, 같은 주문번호가 두 번 나오는 줄을 필터로 찾습니다.
7. 취소 건을 마지막에 확인합니다. 택배 접수 직전에 판매자센터에서 취소 요청 주문을 보고 합친 파일에서 뺍니다.

TIP5번 건수 확인이 가장 싸고 효과가 큰 검사입니다. 줄 수가 맞지 않으면 붙여넣기 범위가 잘렸거나 배송 메모 안의 줄바꿈 때문에 한 주문이 두 줄로 나뉜 경우가 대부분이라, 원인을 금방 좁힐 수 있습니다.

주문 합치기에서 자주 생기는 사고와 확인 방법

프로그램으로 합치더라도 이 표의 검사는 그대로 들어갑니다. 차이는 사람이 눈으로 하던 확인을 프로그램이 먼저 하고, 걸린 줄만 사람에게 보여 준다는 점입니다.

주문 파일을 서버에 올리지 않고 합치는 방법

주문 파일에는 고객 이름, 전화번호, 주소가 그대로 들어 있습니다. 택배 접수에 쓰는 파일이라 가려지지 않은 원문이 담깁니다. 그래서 합치는 도구가 이 파일을 어디로 보내는지가 중요합니다.

요즘 웹 브라우저는 파일을 인터넷으로 보내지 않고 내 컴퓨터 안에서 읽고 계산할 수 있습니다. 웹페이지 안의 프로그램이 엑셀을 열어 공통 열 표대로 열을 맞추고, 결과 파일을 다시 내 컴퓨터에 저장하는 방식입니다. 파일을 올린 뒤 인터넷 연결을 끊어도 동작한다면 서버로 보내지 않는 도구라고 확인할 수 있습니다.

API 연동도 선택지입니다. 다만 네이버 커머스API는 네이버 공식 답변에서 판매자의 '내스토어 애플리케이션' 정보를 제공받거나 위탁받아 운영하는 방식으로 서비스를 제공해서는 안 된다고 밝히고 있습니다. 쿠팡은 쿠팡 개발자 포털 안내대로 판매자가 키를 발급하고 호출할 서버 IP를 등록해야 합니다. 판매처별 연동 조건은 쿠팡 API, 스마트스토어 API, 카페24 앱 비교에서 자세히 다룹니다.

가상 사례: 하루 180건 반려용품 쇼핑몰의 전후 시간

가상 사례 아래는 이해를 돕기 위해 만든 예시 회사입니다. 실제 고객 사례가 아닙니다.

직원 12명인 반려용품 쇼핑몰입니다. 하루 주문은 평균 180건으로, 스마트스토어 100건, 쿠팡 60건, 자사몰(카페24) 20건입니다.

전: 출고 담당이 오전마다 세 판매자센터에서 엑셀을 내려받습니다. 스마트스토어 파일은 비밀번호를 넣어 열고, 쿠팡 파일은 번호 열 서식을 텍스트로 바꾼 뒤 붙여넣습니다. 열 순서를 맞추고 같은 고객 주문을 찾아 묶는 데까지 하루 70분이 걸립니다. 한 달에 몇 번은 묶음배송번호가 깨져 송장 업로드가 실패합니다.

후: 공통 열 표를 담은 브라우저 도구에 파일 3개를 올립니다. 스마트스토어 파일은 엑셀에서 열어 암호 없이 한 번 다시 저장한 뒤 올립니다. 도구가 공통 열 표로 합치고 묶음 후보와 주소 누락 줄을 표시하면, 담당자는 표시된 줄만 확인합니다. 하루 10분이 걸립니다.

계산: 하루 70분 − 10분 = 60분. 한 달 근무일 22일 기준 60분 × 22일 = 1,320분, 월 22시간이 줄어듭니다. 카페24 엑셀은 공통 열 순서대로 저장한 전용 양식을 쓰도록 한 번 바꿔 두었습니다.

이 정도 규모에서 자동화 대상을 고르는 과정은 반복 업무 자동화, 어떤 업무부터 맡겨야 할까의 업무표와 같은 방식으로 정했습니다.

직접 해볼 수 있는 주문 합치기 도구

루코 웍스는 위 방식으로 만든 주문 합치기 데모를 공개해 두었습니다. 스마트스토어·쿠팡·카페24 주문 엑셀을 합치고 CJ대한통운 일괄 접수 파일과 판매처별 송장 파일까지 만들며, 파일은 브라우저 밖으로 나가지 않습니다. 우리 회사가 쓰는 판매처 구성에 맞춰 공통 열 표를 바꿔야 한다면 문의 페이지에서 지금 쓰는 파일 양식을 알려 주세요.