- 업무 자동화
- 발주서 → ERP 전표
거래처 발주서를 읽어 ERP 판매 전표 초안으로 만듭니다
메일, 엑셀, 팩스로 온 발주서의 품명을 품목코드로 맞추고 거래처별 단가를 넣어 판매 전표 초안을 만듭니다.
담당자가 승인한 전표만 ERP로 갑니다.
발주서 한 장이 판매 전표가 되기까지
바꾸기 전 담당자가 하는 일
8단계- 출근하면 메일함, 팩스기, 거래처 카톡방을 차례로 열어 들어온 발주를 모읍니다.
- 팩스는 손글씨 숫자를 눈으로 읽고, 흐린 글자는 거래처에 전화해 다시 묻습니다.
- 엑셀 첨부는 거래처 품번과 품명을 보고 우리 품목이 무엇인지 떠올립니다.
- ‘양파 큰망’, ‘청양’ 같은 거래처 말투를 품목 마스터에서 찾아 품목코드를 확인합니다.
- ERP 판매 입력 화면에서 거래처를 고르고 품목코드와 수량을 한 줄씩 칩니다.
- 단가가 거래처 계약 단가와 맞는지 단가표 엑셀을 옆에 띄워 대조합니다.
- 입고 시간 요청은 적요에 옮겨 적고, 출고 담당에게 카톡으로 따로 알립니다.
- 취급하지 않는 품목은 메모해 두었다가 거래처에 회신합니다.
바꾼 뒤 담당자가 하는 일
담당자 3단계 · 자동 6단계- 메일 본문, 엑셀 첨부, 팩스가 한 접수함에 모입니다.
- 보낸 메일 주소, 팩스 번호, 상호를 보고 거래처를 찾습니다.
- 거래처 품명을 품목코드에 맞춥니다. 전에 담당자가 고쳐 둔 매칭표를 먼저 봅니다.
- 거래처별 단가표로 단가, 공급가액, 부가세를 계산합니다.
- 규격이 애매하거나 손글씨가 흐린 줄은 노랗게 표시하고 이유를 한 줄 붙입니다.
- 노란 줄만 보고 맞는 품목과 수량을 고릅니다.
- 초안을 훑어보고 승인합니다. 승인한 전표만 ERP에 들어갑니다.
- 고친 품명은 매칭표에 남아 다음 발주서부터 자동으로 맞춰집니다.
- 취급하지 않는 품목은 표시된 목록을 보고 거래처에 회신합니다.
실수는 품명을 맞추는 곳에서 납니다‘큰망’을 8kg 양파로 잘못 넣으면 출고까지 그대로 갑니다.
발주는 아침에 한꺼번에 들어옵니다출고 준비와 겹치는 오전에 급하게 치다 보면 확인을 건너뜁니다.
담당자가 쉬는 날이 문제입니다거래처마다 쓰는 말과 계약 단가를 아는 사람이 한 명뿐입니다.
가상 회사 “루코 푸드” 기준 예시입니다. 실제 단계는 회사마다 다릅니다.
오늘 아침 받은 발주서 3건
노란 줄에서 품목이나 수량을 고르고 승인해 보세요.
왼쪽에 발주서를 붙여 넣고 ‘전표 초안 만들기’를 누르면 AI가 실시간으로 읽어 여기에 초안을 만듭니다.
화면에 들어오면 첫 발주서를 읽기 시작합니다.
- 문서 읽기
- 거래처 찾기
- 품목코드 맞추기
- 단가 넣고 금액 계산
| 품목 | 수량 | 단가 | 공급가액 |
|---|
해 보기노란 줄의 품목을 바꾸거나 ‘이대로 맞아요’를 누른 뒤 승인하면 아래 표에 전표가 쌓입니다.
ERP로 보내는 데이터 보기
| 일자 | 거래처 | 받은 형태 | 품목 수 | 공급가액 | 사람이 고친 줄 | 상태 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 승인한 전표가 여기에 쌓입니다. | ||||||
이 데모는 실제 ERP에 접속하지 않습니다. 예시 발주서 3건의 처리 결과는 미리 만든 것이고, ‘내 발주서 붙여 넣기’로 넣은 발주서는 AI가 실시간으로 읽습니다. 승인 버튼은 보낼 데이터를 만들어 보여 주기만 합니다.
발주서가 전표 초안이 되는 다섯 단계
- 발주서와 마스터를 함께 읽기붙여 넣은 원문을 루코 푸드의 거래처 목록, 품목 마스터와 같이 AI 모델에 넘깁니다. 실제로는 팩스 이미지에서 글자를 읽는 단계가 앞에 붙습니다.
- 정해진 양식으로만 답하기AI는 거래처 코드, 줄별 품목코드, 수량, 확신도를 정해진 칸에 채워 돌려줍니다. 품목코드는 마스터에 있는 값 중에서만 고를 수 있어 없는 코드를 지어낼 수 없습니다.
- 애매한 줄은 이유와 함께 표시규격이 모호하거나 숫자를 잘못 읽었을 수 있으면 확신도를 낮게 두고, 담당자가 확인할 내용을 한 문장으로 적게 합니다.
- 금액은 단가표로 계산단가와 공급가액, 부가세는 AI가 쓰지 않습니다. 페이지가 거래처별 단가표에서 값을 가져와 계산하므로 같은 입력이면 늘 같은 금액이 나옵니다.
- 승인한 전표만 ERP 형식으로승인하면 ERP 판매 입력 API로 보낼 데이터와 엑셀 업로드 양식을 만듭니다.
실제 도입하면 바뀌는 것
ERP에 넣는 방법
ERP가 오픈 API를 열어 두었다면 고객사가 발급한 인증키로 판매 전표를 넣습니다. API가 없으면 더존, 경영박사 같은 ERP나 사내 엑셀 장부가 받는 업로드 양식에 맞추고, 그것도 없으면 화면 자동 입력을 검토합니다.
고친 품명은 매칭표에 쌓입니다
품목 마스터와 거래처별 단가표를 받아 시작합니다. 담당자가 고친 품명은 매칭표에 저장되어 다음부터 자동으로 맞춥니다. 처음 몇 주는 고치는 줄이 많고 점점 줄어듭니다.
우리 거래처 발주서로 보고 싶다면
발주서 몇 장과 품목 마스터를 개인정보를 지운 채 보내 주시면, 진단 때 그 발주서로 전표 초안을 만들어 보여 드립니다.
