거래처 발주서를 ERP 판매 전표로: 줄마다 손으로 치던 일 줄이기

거래처마다 양식이 다른 발주서도 ERP 판매 전표로 옮길 수 있습니다. 판매 전표 입력 자동화의 핵심은 거래처가 쓰는 품목명을 우리 회사 품목코드로 바꿔 주는 매칭표입니다. 매칭표를 쌓아 두고 처음 보는 줄만 "확인 필요"로 띄우면, 입력 담당자는 표시된 줄만 확인하면 됩니다.

거래처 발주서를 ERP에 자동 입력할 수 있나요?

가능합니다. 국내 클라우드 ERP 중에는 판매 입력 화면에 엑셀 양식으로 여러 건을 한꺼번에 올리는 메뉴를 둔 곳이 있습니다(제품마다 메뉴 이름이 다릅니다). 오픈 API로 판매와 주문서 입력을 받는 곳도 있습니다. 쓰고 계신 ERP에 이런 길이 있는지는 진단 때 함께 확인합니다.

어려운 부분은 그 앞 단계입니다. 메일 본문, 거래처가 만든 엑셀, 팩스 사진처럼 제각각인 발주서에서 거래처, 품목, 수량, 단가를 뽑아 ERP가 받아들이는 형태로 정리해야 합니다. 이 정리 작업이 지금 담당자가 하루 몇 시간씩 하는 일입니다.

거래처마다 다른 품목명을 우리 품목코드로 맞추는 법

같은 물건을 거래처마다 다르게 부릅니다. 한 곳은 "복사지 80g(2500매)", 다른 곳은 "A4 80g 1박스"라고 씁니다. ERP 판매 전표에는 품목코드가 들어가야 하므로 이 이름들을 우리 코드 하나로 묶어야 합니다.

매칭표는 이렇게 만듭니다.

매칭표는 거래처별로 따로 둡니다. 같은 "1박스"라도 거래처에 따라 낱개 수가 다를 수 있기 때문입니다. 몇 주 쓰다 보면 자주 오는 품목은 대부분 표에 들어가고, 새 품목만 사람이 고르게 됩니다.

TIP매칭표의 기준은 ERP 품목코드로 둡니다. 품목명은 규격을 고치거나 띄어쓰기를 바꾸면서 자주 달라지지만 코드는 그대로이므로, 코드에 묶어 두어야 품목명을 고친 뒤에도 표가 깨지지 않습니다.

박스·낱개·kg 같은 단위 맞추기

품목을 맞춰도 수량 단위가 다르면 전표가 틀립니다. 거래처는 "3박스"라고 보내는데 우리 ERP 품목은 낱개 단위로 관리한다면, 3을 그대로 넣는 순간 재고와 매출이 모두 어긋납니다. 그래서 매칭표에 단위 환산 칸을 함께 둡니다.

환산 배수를 곱한 결과가 소수점으로 나오면 그 줄은 자동으로 "확인 필요"에 넣습니다. 반 박스 주문처럼 실제로 가능한 경우도 있지만, 단위를 잘못 연결했을 수도 있어서 사람이 한 번 보는 편이 안전합니다. 무게나 길이로 파는 품목은 거래처가 단위를 적지 않고 숫자만 보내는 경우가 있으니, 거래처별로 기본 단위를 정해 두는 칸도 있으면 좋습니다.

확인이 필요한 줄은 어떻게 골라내나요?

모든 줄을 다시 보게 만들면 자동화의 의미가 없습니다. 그래서 아래 조건에 걸리는 줄만 "확인 필요"로 표시합니다.

• 매칭표에 없는 품목명
• 평소 단가와 차이가 큰 단가
• 평소보다 눈에 띄게 많은 수량
• 팩스나 사진에서 글자를 읽을 때 확신이 낮은 칸

나머지 줄은 초안에 그대로 두고, 담당자는 표시된 줄부터 원본과 대조합니다. 팩스 발주서에서 글자를 읽는 단계는 팩스·PDF 발주서 OCR 글에서 따로 다룹니다.

판매 전표 초안을 만들고 사람이 승인하는 흐름

흐름은 발주서 수신, 내용 추출, 품목 매칭, 확인 필요 표시, 담당자 승인, ERP 반영 순서입니다. 승인 버튼을 누르기 전에는 ERP에 아무것도 들어가지 않습니다.

이 순서를 고집하는 이유가 있습니다. 국내 클라우드 ERP 중에는 오픈 API로 판매 전표를 저장할 수는 있어도 수정·삭제하는 API는 없는 곳이 있습니다. 그런 ERP에서는 잘못 들어간 전표를 사람이 ERP 화면에서 직접 고쳐야 합니다. 자세한 내용은 ERP 오픈 API와 사람 승인 단계 글에 정리했습니다.

엑셀 업로드와 오픈 API 중 무엇을 쓰나

엑셀 일괄 업로드는 판매 입력 화면에서 양식을 내려받아 채운 뒤 붙여넣거나 올리는 방식이고, 올릴 때 어느 줄이 왜 틀렸는지 보여 주는 제품도 있습니다. 입력 화면 항목을 회사마다 바꿀 수 있는 ERP라면 양식도 회사마다 다릅니다. 그래서 고객사 ERP에서 직접 내려받은 양식에 맞추는 것이 가장 확실합니다. 처음에는 엑셀 업로드로 시작하고, 매칭표가 안정되면 API로 넘어가는 순서를 권합니다.

시작 전에 회사가 준비할 자료

발주서 입력 자동화는 회사의 기준 자료가 정리되어 있을수록 빨리 끝납니다. 업체에 연락하기 전에 아래 자료를 모아 두면 첫 상담에서 범위를 정할 수 있습니다.

• 품목 마스터: ERP에서 내려받은 품목코드, 품목명, 규격, 단위. 단종 품목이 섞여 있다면 표시해 둡니다.
• 거래처 목록: 거래처코드와 거래처명. 같은 거래처가 지점별로 코드가 나뉘어 있는지도 적습니다.
• 판매 입력 양식: 회사 ERP의 판매 입력 화면에서 엑셀 일괄 업로드용으로 직접 내려받은 양식 파일 1장.
• 발주서 원본 2~4주치: 메일, 엑셀, 팩스가 섞여 있으면 섞인 그대로 줍니다. 정정이나 취소가 있었던 날이 포함되면 더 좋습니다.
• 거래처별 단가표: 있으면 단가 검사 기준이 되고, 없으면 최근 전표 단가로 대신합니다.
• 입력 화면 녹화 한 번: 담당자가 발주서 한 장을 ERP에 넣는 과정을 처음부터 끝까지 녹화합니다.

어떤 업무부터 맡길지 아직 고르는 중이라면 업무 시간 재는 표로 발주 입력이 하루에 몇 분을 쓰는지 먼저 재 보는 편이 좋습니다.

도입 첫 달의 진행 순서

처음부터 모든 거래처를 한꺼번에 붙이면 매칭표가 비어 있어 "확인 필요" 줄이 쏟아집니다. 아래처럼 나눠서 진행합니다.

오픈 API 저장은 확인 필요 비율이 충분히 낮아지고 담당자가 초안을 믿게 된 뒤에 검토합니다.

TIP2주차 병행 기간에는 사람이 입력한 전표와 시스템 초안이 다른 줄만 따로 모읍니다. 대부분 매칭표 오류나 빠진 단위 환산이어서, 이 목록부터 고치면 3주차에 확인 필요 줄을 줄이는 데 바로 도움이 됩니다.

발주서 입력 자동화가 자주 막히는 곳

이미 ERP에 저장된 전표를 고쳐야 할 때는 ERP 화면에서 사람이 고칩니다. 그래서 정정 메일은 저장 전에 잡아내는 것이 가장 수고가 적습니다.

가상 사례: 거래처 80곳 식자재 도매사

가상 사례 아래는 이해를 돕기 위해 만든 예시 회사입니다. 실제 고객 사례가 아닙니다.

직원 40명인 식자재 도매사입니다. 거래처 80곳에서 메일, 엑셀, 팩스로 발주가 들어오고, 하루 평균 60건, 건당 평균 8줄이라 하루 480줄을 ERP 판매 입력 화면에 칩니다.

도입 전 담당자가 발주서를 열고 품목을 찾아 한 줄씩 입력합니다. 줄당 30초로 잡으면 480줄 × 30초 = 240분, 하루 4시간입니다.

도입 후 시스템이 판매 전표 초안을 만들고 매칭표에 있는 줄은 코드까지 채웁니다. 담당자는 초안을 훑어보는 데 줄당 5초, 480줄 × 5초 = 40분을 씁니다. 매칭표에 없거나 단가가 튀는 "확인 필요" 줄이 10%라고 가정하면 48줄 × 40초 = 32분이 더 듭니다. 합계 72분입니다.

하루 240분에서 72분으로, 168분이 줄어드는 계산입니다. 확인 필요 비율은 매칭표가 쌓일수록 내려가는 숫자라서 도입 첫 달에는 이보다 높게 잡는 것이 현실적입니다.

발주서 입력 데모 써보기

루코 웍스의 발주서 → ERP 판매 전표 데모에서 메일, 엑셀, 팩스 발주서가 전표 초안으로 바뀌고 확인 필요 줄이 표시되는 과정을 직접 볼 수 있습니다. 거래처 발주서 몇 장과 품목 마스터를 보내 주시면 매칭표로 어디까지 맞출 수 있는지부터 확인해 보겠습니다.