팩스·PDF 발주서 읽어서 입력하기: OCR이 할 수 있는 일과 사람이 볼 곳

팩스나 PDF로 오는 발주서도 OCR(이미지 속 글자를 읽어 텍스트로 바꾸는 기술)로 읽어서 ERP 전표 초안까지 만들 수 있습니다. 다만 인쇄된 표는 잘 읽어도 손글씨 수량, 흐린 팩스, 도장이 겹친 칸에서는 틀리기 때문에 사람이 전혀 안 보는 방식은 위험합니다. 글자를 읽는 단계와 우리 품목코드에 맞추는 단계를 나누고, 확신이 낮은 칸만 사람에게 보여주는 설계가 현실적입니다.

팩스 발주서도 자동으로 읽을 수 있나요?

읽을 수 있습니다. 도매 업종에는 아직 팩스로 발주를 받는 곳이 남아 있고, 메일로 와도 PDF나 휴대폰으로 찍은 사진인 경우가 흔합니다. 이런 문서는 엑셀처럼 바로 붙여 넣을 수 없어서 경리나 영업관리 담당자가 한 줄씩 보며 ERP에 입력합니다.

OCR을 쓰면 이 입력을 "처음부터 치는 일"에서 "읽어 둔 초안을 확인하는 일"로 바꿀 수 있습니다. 네이버 클라우드의 CLOVA OCR 안내 문서에는 문서 전체 글자를 읽는 방식과, 서식을 등록해 정해진 위치의 값을 읽는 방식이 함께 설명되어 있습니다. 발주서처럼 거래처별 양식이 어느 정도 정해진 문서는 두 방식을 섞어 쓰기 좋습니다.

같은 서비스의 API 문서를 보면 jpg, png, pdf, tif 같은 형식을 받고, PDF는 한 번에 최대 10페이지까지 인식합니다. 표 영역을 찾아 구조화해 돌려주는 옵션도 있습니다. 팩스 발주서가 대부분 표 모양이라는 점에서 이 옵션이 쓸모 있습니다. 다른 OCR 서비스도 지원 형식과 제한이 비슷하게 정해져 있으니, 어느 서비스를 쓰든 이런 제한을 먼저 확인합니다.

OCR이 잘 읽는 것과 자주 틀리는 것

정확도는 문서 상태에 따라 크게 달라서 숫자 하나로 말하기 어렵습니다. 대신 어떤 칸에서 틀리기 쉬운지는 경향이 분명합니다.

여기서 중요한 점은 OCR은 잘못 읽은 경우에도 그럴듯한 숫자를 결과로 내놓는다는 것입니다. 수량 10을 18로 읽으면 그대로 출고 수량이 됩니다. 그래서 OCR 결과를 그대로 ERP에 넣는 구조는 쓰지 않습니다.

기울기도 생각보다 큰 변수입니다. CLOVA OCR 안내 문서는 45도 이상 회전된 문서는 인식률이 떨어질 수 있다고 적고 있습니다. 팩스가 비뚤게 들어오거나 휴대폰 사진이 옆으로 누워 있으면, 읽기 전에 방향과 기울기를 바로잡는 단계를 넣습니다.

TIP자주 발주하는 거래처에 "가능하면 엑셀이나 PDF로 메일 주세요"라고 한 번 부탁해 보세요. 컴퓨터로 만든 PDF는 글자를 거의 그대로 꺼낼 수 있어서, 팩스 몇 곳만 바뀌어도 확인할 칸이 눈에 띄게 줄어듭니다.

글자 읽기와 품목 매칭을 나누는 이유

발주서 입력에는 사실 두 가지 일이 섞여 있습니다.

1. 글자 읽기: 이미지에서 "육각볼트 M8x30 200" 같은 글자를 꺼내는 일입니다. OCR이 맡습니다.
2. 품목 매칭: 거래처가 쓴 품명을 우리 회사 품목코드로 바꾸는 일입니다. 거래처는 "육각볼트 M8*30"이라고 쓰고 우리 ERP에는 "BT-M8-30"으로 등록되어 있는 식입니다.

두 번째 일은 OCR이 해결하지 못합니다. 거래처별 품명과 우리 품목코드를 연결한 매칭표가 있어야 하고, 매칭표에 없는 품명은 AI가 비슷한 후보를 골라 보여주되 사람이 한 번 확정하면 다음부터 자동으로 맞춰집니다. 이렇게 나눠 두면 OCR이 틀린 것인지 매칭이 틀린 것인지 바로 구분할 수 있어서 고치기도 쉽습니다. 메일·엑셀 발주서의 매칭 방법은 거래처 발주서를 ERP 판매 전표로 글에 자세히 정리했습니다.

고정 위치 읽기와 전체 읽기, 거래처별 선택 기준

거래처 양식마다 읽는 방식을 다르게 둘 수 있습니다. 판단 기준은 그 거래처가 얼마나 자주, 얼마나 같은 모양으로 보내는지입니다.

처음부터 모든 거래처를 서식으로 등록할 필요는 없습니다. 최근 몇 주 발주서를 거래처별로 세어 보면, 대개 일부 거래처가 전체 장수의 많은 부분을 차지합니다. 그 거래처들부터 서식을 등록하고 나머지는 전체 읽기로 두는 편이 설정 시간 대비 효과가 큽니다.

확신이 낮은 칸만 사람에게 보여주는 화면

OCR 결과에는 보통 글자마다 또는 칸마다 확신도(얼마나 자신 있게 읽었는지를 나타내는 값)가 함께 나옵니다. CLOVA OCR은 이 값을 0~1 사이 숫자로 돌려주고, 클수록 정확할 가능성이 높다고 설명합니다. 이 값과 몇 가지 검산 규칙을 합쳐 확인 화면을 만듭니다.

• 확신도가 기준보다 낮은 칸은 노란색으로 표시합니다.
• 손글씨로 판정된 칸은 확신도와 상관없이 항상 표시합니다.
• 단가 × 수량이 발주서의 금액 칸과 다르면 그 줄을 표시합니다.
• 줄 금액의 합이 발주서 합계와 다르면 문서 전체를 표시합니다.
• 평소 주문량보다 훨씬 큰 수량은 따로 표시합니다.

담당자는 원본 이미지와 읽은 결과를 나란히 보면서 표시된 칸만 확인하고 승인합니다. 12줄짜리 발주서를 전부 다시 치는 대신 표시된 칸 위주로 확인하게 됩니다.

확신도 기준값은 처음 몇 주 동안 조정합니다. 기준을 높게 잡으면 표시가 많아져 확인 시간이 늘고, 낮게 잡으면 틀린 칸이 표시 없이 지나갑니다. 담당자가 표시 없는 칸을 고친 사례를 모아 보면 기준을 어디로 옮겨야 할지 보입니다.

팩스를 이미지로 받는 방법

OCR을 쓰려면 먼저 팩스가 파일이어야 합니다. 방법은 대체로 둘입니다.

• 인터넷 팩스(웹팩스): 기존 팩스번호로 온 문서를 PDF나 이미지로 받아 메일로 보내주는 서비스가 있습니다. 번호를 유지할 수 있는지는 서비스마다 조건이 다르니 확인이 필요합니다.
• 복합기 스캔 후 메일 전송: 종이 팩스를 그대로 받고, 복합기의 스캔 기능으로 지정한 메일 주소에 보냅니다. 한 단계가 더 들지만 지금 쓰는 팩스기를 바꾸지 않아도 됩니다.

어느 쪽이든 발주서 전용 메일함으로 모이게 하면, 그 메일함을 읽어 OCR로 넘기는 흐름을 만들 수 있습니다. 복합기로 스캔한다면 흑백보다 회색조, 너무 낮지 않은 해상도로 설정해 두는 편이 숫자 혼동을 줄이는 데 유리합니다.

도입 전에 모아 둘 자료

업체에 OCR 입력을 맡기기 전에 아래를 준비하면 진단이 빨라집니다.

• 최근 2~4주 동안 받은 발주서 이미지 전부(흐리거나 손글씨가 섞인 날 포함)
• 거래처별 발주 장수를 센 표
• 지금 쓰는 품목 마스터 엑셀과, 있다면 거래처별 품명 대응 메모
• 담당자가 입력하다 자주 헷갈리는 거래처나 품목 메모

발주서에는 거래처 담당자 이름과 연락처가 들어 있는 경우가 많습니다. 외부 OCR 서비스나 업체 서버를 거친다면 어디에 저장되는지, 얼마나 보관하는지 확인해 둡니다. 확인할 항목은 자동화 업체에 맡길 때 확인할 개인정보 항목에 정리했습니다.

OCR 입력에서 자주 막히는 지점

• 여러 장짜리 팩스: 2장째에 이어지는 표를 별개 발주서로 처리하면 품목이 둘로 나뉩니다. 같은 시각, 같은 발신번호로 온 장들은 한 문서로 묶어 읽습니다.
• 한 팩스에 여러 지점 발주: 본사가 지점별 발주를 한 장에 모아 보내는 경우입니다. 납품처 칸을 기준으로 전표를 나누는 규칙을 거래처별로 둡니다.
• 정정 발주서 재전송: 수량만 바꾼 발주서가 다시 오면 중복 입력 위험이 있습니다. 거래처, 발주일, 발주번호가 같으면 "정정 의심"으로 묶고 기존 전표와 비교하게 합니다.
• 약어와 별칭: "M8 볼트 30"처럼 매번 조금씩 다르게 쓰는 품명은 매칭표에 별칭을 여러 개 등록해 둡니다.
• 표 밖의 메모: 여백에 손으로 쓴 "급", "오후 납품" 같은 메모는 OCR이 놓치기 쉽습니다. 원본 이미지를 승인 화면에 꼭 함께 띄우는 이유입니다.

TIP확인 화면에서 담당자가 고친 칸을 따로 기록해 두면, 몇 주 뒤 어떤 거래처의 어떤 칸이 자주 틀리는지가 드러납니다. 그 거래처만 서식을 다시 잡거나 엑셀 발주로 바꿔 달라고 요청하면 됩니다.

가상 사례: 하루 팩스 25장 공구 도매사

가상 사례 아래는 이해를 돕기 위해 만든 예시 회사입니다. 실제 고객 사례가 아닙니다.

경기도의 철물·공구 도매사, 직원 20명. 철물점과 공사업체에서 하루 평균 25장의 팩스·PDF 발주서가 오고, 한 장에 평균 12줄이 적혀 있습니다. 하루 약 300줄입니다.

전: 경리 담당자가 팩스를 한 장씩 보며 ERP에 거래처, 품목, 수량을 입력합니다. 한 장에 평균 6분, 25장 × 6분 = 하루 150분. 오후 늦게 온 팩스는 다음 날 오전에 입력되어 출고가 하루 밀리기도 합니다.

준비: 최근 3주 발주서를 거래처별로 세어 보니 거래처 8곳이 전체 장수의 절반 이상이었습니다. 이 8곳은 서식을 등록하고, 나머지는 전체 읽기로 두었습니다.

후: 팩스는 인터넷 팩스로 받아 발주서 메일함에 쌓이고, OCR이 읽은 뒤 거래처별 매칭표로 품목코드를 맞춘 초안을 만듭니다. 담당자는 표시된 칸만 원본과 대조하고 승인합니다. 한 장에 평균 1.5분, 25장 × 1.5분 = 약 38분. 하루 약 112분이 줄어듭니다.

규칙: 손글씨 수량 칸은 확신도와 관계없이 항상 "확인 필요"로 표시합니다. 매칭표에 없는 품명이 나오면 후보 3개를 보여주고, 담당자가 고른 결과는 매칭표에 저장됩니다. 같은 거래처에서 같은 발주번호가 다시 오면 정정 의심으로 묶습니다.

ERP 전표 초안까지 이어지는 흐름

승인된 초안은 ERP로 넘어갑니다. 오픈 API로 판매 입력을 보낼 수 있는 ERP가 있고, API가 없으면 엑셀 일괄 업로드 메뉴로 넣는 방법이 있습니다. 국내 클라우드 ERP 중에는 판매 입력은 API로 넣을 수 있지만 수정·삭제하는 API는 없는 곳이 있습니다. 그래서 사람이 승인한 뒤에만 보내도록 만듭니다. 이 부분은 ERP 오픈 API로 판매 전표 넣기에서 따로 다뤘습니다.

루코 웍스와 해 보려면

루코 웍스의 발주서 → ERP 전표 데모에서 품목코드 매칭과 "확인 필요" 줄 표시, 승인 후 입력 흐름을 직접 눌러 볼 수 있습니다. 실제 팩스 몇 장을 보내 주시면 어떤 칸이 잘 읽히고 어떤 칸을 사람이 봐야 하는지 먼저 짚어 드립니다.