송장 일괄 등록: CJ대한통운 접수 파일부터 판매처별 송장 업로드까지

송장 일괄 등록은 두 단계입니다. 먼저 여러 쇼핑몰 주문을 모아 택배사 접수 파일을 만들고, 택배사가 송장번호를 붙여 돌려준 파일을 다시 판매처별 업로드 양식으로 나눕니다. 접수할 때 판매처 주문번호를 "고객주문번호" 칸에 넣어 두면 그 번호를 열쇠로 송장을 자동으로 되돌릴 수 있고, 맞지 않는 줄만 사람이 보면 됩니다.

송장 일괄 등록은 어떤 순서로 이루어지나요?

하루 출고가 수백 건인 쇼핑몰의 송장 작업은 보통 아래 순서로 돌아갑니다.

1~2단계는 주문 엑셀 합치기 글에서 자세히 다뤘습니다. 이 글은 2단계 접수 파일과 4~6단계 송장 되돌리기에 집중합니다.

CJ대한통운 접수 파일에 필요한 열

CJ대한통운 기업고객 파일접수는 회사마다 "고객 레이아웃"을 만들어 열 순서를 정하는 방식입니다. 그래서 같은 CJ라도 회사마다 파일 모양이 다를 수 있습니다. 연동 업체 안내(넥스트엔진 CJ 송장 가이드)와 공개된 변환 코드에서 흔히 보이는 필드는 아래와 같습니다. 필수 여부는 회사 레이아웃 설정에 따라 다를 수 있습니다.

여기서 가장 중요한 칸은 고객주문번호입니다. 필수 칸은 아니지만, 이 칸을 비워 두면 나중에 송장번호를 어느 주문에 붙일지 이름과 전화번호로 짐작해야 합니다. 동명이인이나 같은 사람의 주문 두 건이 있으면 짐작이 틀립니다.

TIP고객주문번호 칸에는 "SS-주문번호", "CP-주문번호"처럼 판매처 약자를 앞에 붙여 넣습니다. 판매처마다 번호 길이와 체계가 달라도 앞 글자만 보고 어느 판매처로 되돌릴지 바로 나뉩니다. 칸 길이 제한이 있는지는 회사 레이아웃 설정에서 먼저 확인합니다.

접수 파일을 올리기 전에 확인할 것

택배사 사이트에 파일을 올리고 송장까지 출력한 뒤에 잘못을 찾으면 고치는 일이 번거로워집니다. 회사 설정에 따라 접수를 취소하고 다시 올려야 할 수도 있습니다. 올리기 전 몇 가지만 확인하면 그 수고를 줄일 수 있습니다.

하루에 두 번 이상 접수하는 회사라면 "이미 접수한 주문" 검사가 특히 중요합니다. 오전 접수 뒤 오후에 주문 엑셀을 다시 받으면 오전 주문이 다시 들어 있을 수 있기 때문입니다. 오전에 쓴 고객주문번호 목록을 남겨 두고 오후 파일에서 빼는 단계를 순서에 넣어 둡니다.

택배사에서 받은 송장번호를 주문에 다시 붙이는 법

택배사 결과 파일에는 송장번호와 함께 접수 때 넣은 고객주문번호가 그대로 돌아옵니다. 이 번호로 원래 주문 목록을 찾아 송장번호를 옮기는 것을 "매칭"이라고 부릅니다. 엑셀의 VLOOKUP과 같은 원리입니다.

매칭할 때 조심할 점은 두 가지입니다.

• 번호를 숫자로 읽지 않기. 스마트스토어 주문번호는 16자리, 쿠팡 묶음배송번호는 18자리 안팎입니다. 엑셀이 숫자로 바꾸면 끝자리가 0으로 바뀌어 매칭이 깨집니다. 처음부터 텍스트로 다뤄야 합니다.
• 어느 판매처 주문인지 함께 적기. 판매처마다 번호 체계가 달라서 접수 파일에 "판매처 이름 + 주문번호"를 함께 넣어 두면 되돌릴 때 헷갈리지 않습니다.

판매처별 송장 업로드 양식 차이

같은 송장번호라도 판매처마다 올리는 양식이 다릅니다.

쿠팡은 API로도 송장을 보낼 수 있습니다. 쿠팡 송장업로드 API 문서에 따르면 주문이 "상품준비중" 상태일 때만 등록됩니다. 카페24도 Admin API에 배송 정보 등록 기능이 있습니다. 스마트스토어는 네이버 커머스API가 있지만 외부 업체가 판매자 키를 받아 대신 운영하는 방식은 허용되지 않습니다. 판매처별 연동 조건은 쿠팡 API, 스마트스토어 API, 카페24 앱 비교 글에 정리했습니다.

매칭 안 된 줄 처리하기

매칭이 실패하는 경우는 대부분 정해져 있습니다.

• 택배사 결과 파일에 고객주문번호가 비어 있음 (접수 때 칸을 안 채움)
• 주문 엑셀을 내려받은 뒤 고객이 주문을 취소함
• 한 주문을 두 박스로 나눠 송장이 두 개 나옴
• 번호가 숫자로 바뀌어 끝자리가 달라짐

이런 줄을 억지로 맞추지 않고 "확인 필요" 목록으로 따로 빼는 것이 핵심입니다. 매칭된 줄은 바로 업로드 파일로 가고, 사람은 목록에 남은 몇 줄만 판매자센터에서 직접 확인합니다. 400건을 하나하나 대조하던 일이 몇 줄 확인으로 바뀌는 부분입니다.

원인마다 처리 방법도 미리 정해 두면 담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 처리합니다.

판매처에 올린 뒤 결과까지 확인하는 법

업로드 버튼을 누르면 끝난 것 같지만, 일부 줄만 실패하고 나머지는 처리되는 경우가 있습니다. 실패한 주문은 발송 처리가 안 된 채 남아 고객 문의나 발송 지연으로 이어질 수 있습니다.

1. 업로드 직후 판매자센터가 보여 주는 처리 결과에서 성공 건수와 실패 건수를 봅니다.
2. 실패 건수가 0이 아니면 실패 사유를 내려받거나 화면에 나온 사유를 확인합니다.
3. 성공 건수가 올린 줄 수와 같은지 비교합니다. 다르면 업로드 파일 자체에서 빠진 줄이 있다는 뜻입니다.
4. 실패한 주문은 "확인 필요" 목록에 더해 다음 업로드 전에 처리합니다.

TIP판매처별 업로드 결과를 작은 표 하나에 날짜, 판매처, 올린 줄 수, 성공, 실패로 적어 두면 같은 사유가 반복되는지 한눈에 보입니다. 같은 사유가 두 번 넘게 나오면 접수 파일 단계의 규칙을 고칠 때입니다.

택배사 결과 파일과 판매처별 업로드 파일에도 고객 이름과 주소가 들어 있습니다. 작업이 끝난 파일을 언제 지울지 정해 두는 편이 좋고, 외부 업체에 처리를 맡긴다면 개인정보 확인 항목을 함께 봐 주세요.

가상 사례: 하루 400건 식품 쇼핑몰의 송장 작업

가상 사례 아래는 이해를 돕기 위해 만든 예시 회사입니다. 실제 고객 사례가 아닙니다.

직원 30명인 신선식품 쇼핑몰이 스마트스토어, 쿠팡, 카페24 자사몰에서 하루 약 400건을 출고한다고 가정합니다.

전: 출고 담당자가 판매처 세 곳의 주문 엑셀을 열어 CJ대한통운 접수 파일로 옮기는 데 30분, 송장이 나오면 판매처별 업로드 파일 세 개를 만드는 데 40분이 걸립니다. 하루 70분입니다. 붙여넣기 범위가 한 줄 밀려 다른 고객에게 송장이 붙는 오류가 한 달에 6건 정도 생긴다고 가정합니다. 신선식품이라 잘못 붙은 송장 하나가 배송 문의와 재발송으로 이어집니다.

후: 세 판매처의 주문 엑셀을 한 화면에 넣으면 CJ 접수 파일이 만들어지고, 고객주문번호 칸에 "판매처 이름 + 주문번호"가 들어갑니다. 송장이 나온 결과 파일을 다시 넣으면 판매처별 업로드 파일 세 개가 나오고, 매칭 안 된 줄은 따로 표시됩니다. 담당자는 파일을 넣고 표시된 줄만 확인해 하루 15분 안에 끝냅니다.

계산: 하루 70분 − 15분 = 55분 절약. 55분 × 월 영업일 22일 = 1,210분, 약 20시간입니다. 붙여넣기 오류는 매칭 단계에서 걸러지므로, 남는 오류는 "확인 필요"로 표시된 줄을 사람이 잘못 고치는 경우로 좁혀집니다.

이 회사는 주문 정보가 외부 서버로 나가는 것을 꺼려서, 파일 처리는 담당자 PC의 브라우저 안에서만 하는 방식을 고릅니다.

주문 합치기 도구에서 송장 파일까지 이어서 해보기

루코 웍스의 주문 합치기 데모에서 위 흐름을 직접 해 볼 수 있습니다. 스마트스토어·쿠팡·카페24 주문 엑셀을 합쳐 CJ대한통운 접수 파일을 만들고, 송장 결과를 넣으면 판매처별 송장 파일이 나옵니다. 파일은 브라우저 안에서만 처리됩니다.

실제 회사에 적용할 때는 쓰고 계신 택배사 양식과 판매처 설정에 맞춰 열을 연결해야 합니다. 지금 쓰는 접수 파일과 송장 결과 파일 몇 장을 보내 주시면 어디까지 자동으로 붙고 어느 줄을 사람이 봐야 하는지부터 짚어 보겠습니다.