엑셀·구글 시트로 대량 등록할 때 바로 넣지 않는 이유: 자동 매칭, 검토, 한 번에 확정

RankBoard의 일괄 등록은 시트를 최대 500행까지 받지만, 받자마자 저장하지는 않습니다. 먼저 자동으로 맞춰 본 결과를 검토 화면에 띄우고, 담당자가 애매한 줄을 고친 뒤 한 번에 확정합니다. 틀린 줄이 일단 들어가고 나면 수백 줄 속에서 찾아 지워야 하니, 들어가기 전에 한 화면에서 보는 쪽이 훨씬 수월합니다. 주문 엑셀과 발주서 자동화도 같은 순서로 만들 수 있어서, 두 업무에 옮긴 모습까지 이어서 적었습니다.

RankBoard 일괄 등록의 네 단계

RankBoard는 보드게임 결과를 기록하면 상대 전적과 랭킹이 쌓이는 iOS·Android 앱입니다. 엑셀이나 구글 시트에 정리해 둔 기존 기록을 옮겨 올 때 일괄 등록을 씁니다. 흐름은 다음과 같습니다.

불러오는 방법을 여러 개 둔 이유는 사람마다 데이터를 두는 곳이 달라서입니다. 엑셀 파일이 있는 사람은 CSV로 저장해 올리고, 표 일부만 옮기고 싶은 사람은 복사해서 붙여 넣고, 구글 시트로 관리하던 사람은 링크만 붙여 넣으면 됩니다. 어느 쪽으로 들어와도 그다음 단계는 같습니다.

왜 바로 저장하지 않고 검토 화면을 거치나요?

사람이 손으로 정리한 시트에는 표기가 제각각입니다. 같은 항목을 줄임말로 적기도 하고, 띄어쓰기가 다르기도 하고, 오타가 섞이기도 합니다. 이런 줄을 그대로 저장하면 같은 것이 두 개로 나뉘거나 엉뚱한 항목에 붙습니다. 수백 줄이 한꺼번에 들어간 뒤에는 어느 줄이 문제인지 찾기가 어렵습니다.

검토 화면을 거치면 확인할 범위가 좁아집니다. 자동 매칭이 확실하게 맞춘 줄은 그대로 두고, 맞추지 못한 줄과 애매한 줄만 담당자가 보면 됩니다. 500줄을 다 읽을 필요 없이 표시된 몇 줄만 고치면 됩니다.

마지막 확정은 한 번에 합니다. 일부만 저장되고 나머지가 빠지는 일을 막기 위해서입니다. 여러 건을 저장할 때 전부 들어가거나 하나도 안 들어가게 만드는 원칙은 일괄 저장 글에서 RankBoard의 실제 사고와 함께 다뤘습니다.

TIP엑셀 대량 등록 기능을 맡길 때 "올린 뒤에 어떤 화면이 나오나요?"라고 물어보세요. 바로 "완료"가 뜨는 구조라면, 틀린 줄이 섞였을 때 그것을 어디서 찾아 고치는지 함께 확인해야 합니다.

주문 엑셀 합치기에 옮긴 모습

여러 쇼핑몰의 주문 엑셀을 합쳐 택배 접수 파일을 만드는 일도 같은 구조입니다. 루코 웍스의 주문 엑셀 합치기 데모를 RankBoard의 네 단계에 맞춰 보면 다음과 같습니다.

판매처마다 열 이름이 다르기 때문에 자동 매칭 단계에서 공통 열 표로 맞춥니다. 실제 구축에서는 주소가 이상하거나 옵션이 빈 주문을 따로 모아 보여 주고, 담당자가 확인한 뒤에 접수 파일에 넣습니다. 판매처가 양식을 바꾼 경우에도 결과 파일을 만들기 전에 어디가 안 맞는지 먼저 알려 줍니다.

발주서 전표 입력에서는 어떻게 쓰나요?

거래처 발주서를 판매 전표로 옮기는 일은 자동 매칭이 더 중요합니다. 거래처마다 같은 품목을 다르게 부르기 때문입니다. 한 거래처는 "양파 큰망"이라고 쓰고, 다른 거래처는 규격까지 적어 보냅니다.

발주서 → ERP 전표 데모는 이 문제를 같은 순서로 다룹니다. 발주서의 품명을 품목 마스터와 맞춰 보고, 맞추지 못했거나 확신이 낮은 줄은 노란색 "확인 필요"로 표시합니다. 담당자는 그 줄에서 품목을 다시 고르거나 수량을 고치거나 이번 전표에서 뺄 수 있습니다. 확인이 끝난 전표만 승인 버튼으로 확정합니다.

담당자가 고친 결과는 매칭표에 쌓여 다음 발주서부터 자동으로 맞춰집니다. 처음 몇 주는 고칠 줄이 많고 점점 줄어드는 흐름입니다. 매칭표를 만드는 과정은 발주서 ERP 판매 전표 글에 표로 정리해 두었습니다.

TIP기존 엑셀 데이터를 새 시스템으로 옮길 때는 전체를 한 번에 넣기 전에 50줄 정도로 먼저 시험해 보세요. 자동 매칭이 어떤 표기를 놓치는지 미리 보면, 나머지 데이터를 정리할 기준이 생깁니다.

검토 화면을 만들 때 무엇을 신경 쓰나요?

검토 화면이 너무 많은 것을 보여 주면 담당자가 결국 다 넘겨 버립니다. 그래서 확실한 줄과 확인할 줄을 눈에 띄게 나눕니다. 확인할 줄에는 왜 확인이 필요한지를 함께 적습니다. "목록에 없는 품목", "수량 표기가 흐림"처럼 이유가 보이면 담당자가 바로 판단할 수 있습니다.

한 번에 받는 줄 수에도 상한을 둡니다. RankBoard는 최대 500행까지 받습니다. 회사 업무에서도 담당자가 한 번에 검토할 수 있는 분량을 정해 두고, 그보다 많으면 나눠서 처리하게 만듭니다.

맡기기 전 확인 항목

엑셀이나 구글 시트로 대량 등록하는 기능을 맡길 때 아래 항목을 확인하면 됩니다.

• 파일을 올린 뒤 바로 저장되나요, 검토 화면을 거치나요?
• 검토 화면에서 확인할 줄만 따로 표시되고, 이유가 함께 보이나요?
• 확정은 한 번에 되고, 중간에 실패하면 전부 취소되나요?
• 담당자가 고친 결과를 다음 등록에 다시 쓸 수 있나요?

답이 흐릿한 항목이 있다면 틀린 줄을 몇 개 섞은 시험 파일을 올려 보세요. 그 줄이 검토 화면에 이유와 함께 뜨는지 보면 구조가 바로 드러납니다.